Ottimizzare Spedizioni e Consegne

Guida per ottimizzare la gestione delle spedizioni.

Antraseptic è attenta ad aiutare te, cliente, in tutte le fasi dell’ordine: dalla scelta dei prodotti passando per la composizione dell’ordine, fino alla consegna dell’ordine presso la tua sede. Proprio circa la consegna è opportuno porre attenzione ad alcuni aspetti per far sì che tale operazione si espleti senza costituire difficoltà per il ricevente.

GLI ORARI DI CONSEGNA

Nel carrello, alla sezione “indirizzo di spedizione” troverai dei campi da compilare con gli orari di apertura di quell’indirizzo che hai scelto per la consegna. Logicamente devi inserire le fasce orarie nelle quali sia assicurata la presenza in sede di qualcuno che possa accogliere il vettore. Queste informazioni servono ad aiutare il nostro ufficio spedizioni a selezionare l’azienda di trasporti più idonea a gestire la spedizione dopo aver valutato altri fattori (località, peso ed ingombro, frequenze di transito territoriali dei corrieri, ecc.) per agevolare ed ottimizzare la consegna. Questo aiuto è prezioso per il vettore di zona per individuare il momento per effettuare la consegna. Non bisogna però fraintendere l’inserimento di questi dati come un vincolo, una finestra temporale obbligatoria da rispettare per la consegna: è un’indicazione importante per quelle attività che sono aperte tutta la settimana, con degli orari di ampia apertura, però magari chiusi a pausa pranzo.

Ad esempio dalle 8.30 alle 13 e dalle 14.30 alle 18.30, quindi le 8/9 ore lavorative che costituiscono un’ampia fascia oraria, intervallata da un periodo di chiusura consono (pausa pranzo).

Il vettore avrà una finestra oraria ampia per organizzare la consegna ed il (breve) periodo di chiusura di mezza giornata non costituirà un impedimento alla consegna (magari si trova a servire quella determinata zona solo la mattina o solo il pomeriggio).

Invece in caso di attività, come ad esempio molti studi medici che sono aperti in modo discontinuo e magari anche alternato nei giorni (es. lun. 9-12; mar. e gio. 15.30-19; mer. e ven. chiusi) si consiglia di prenotare dal pannello del carrello la consegna “su appuntamento” o il “preavviso telefonico”.

Tutti i corrieri nazionali prevedono la possibilità di consegna dalle 8, 8.30 fino alle 18.30/19 per definizione contrattuale, dal lunedì al venerdì; orari particolari e modalità differenti costituiscono un servizio personalizzato con l’applicazione di supplementi. Per ogni ordine aggiorniamo il cliente circa tutte le fasi della consegna e lavoriamo per fornire informazioni aggiornate e servizi di tracciabilità sempre più efficaci, ma è importante la collaborazione del cliente per evitare giacenze e ritardi nelle consegne. Molti dei nostri prodotti essendo caratterizzati da pesi e volumi elevati necessitano di una gestione molto diversa e più difficoltosa rispetto a consegne di buste o piccoli pacchi.

COME GESTIRE L’ARRIVO DEL CORRIERE

Dopo aver completato l’ordine sul nostro sito riceverai una comunicazione con il dettaglio dell’ordine ed il numero di colli (pacchi) di cui è composta la spedizione. Il cliente all’arrivo del vettore deve: Verificare che il numero dei colli in consegna corrisponda a quello indicato nella nostra comunicazione. Verificare visivamente che ognuno dei colli che compone la spedizione sia integro. Apporre comunque e sempre la dicitura “CON RISERVA” nella ricevuta di consegna che il corriere fa firmare al destinatario*. * Anche se visivamente integri i pacchi potrebbero celare dei danni agli oggetti che contengono e l’accettazione del materiale “con riserva” costituisce tutela per il cliente. Sappi che nel caso di materiale danneggiato o mancante il corriere non potrà effettuare una consegna parziale, magari dei prodotti integri o presenti. Solo nel caso in cui il cliente abbia urgenza dei prodotti in ordine ed esclusivamente nel caso in cui il vettore riconosca il danneggiamento o l’ammanco parziali ed accetti la condizione di riserva posta dal cliente, questi potrà procedere ad accettare la frazione dell’ordine.

I CARTONI E GLI IMBALLAGGI

Siamo attenti all’ambiente, all’ottimizzazione delle risorse e alla cura nell’imballo dei tuoi prodotti. Il nostro magazzino riceve di continuo migliaia di imballi e cartoni di merci che non necessariamente vengono consegnate al cliente con l’imballo di arrivo. Per questo motivo disponiamo di molti cartoni che anziché trattare come rifiuto, preferiamo riutilizzarli anche per ottimizzare la spedizione degli ordini: imballi o cartoni magari più resistenti e quindi più idonei al trasporto, più adatti al confezionamento e contenimento di articoli di diversa forma o magari usati come prelievo di materiale protettivo per oggetti, la cui confezione primaria non garantisca sufficiente solidità.

Al ricevimento del materiale non ti lasciar confondere dai cartoni. Provvedi ad aprire gli imballi e verifica la correttezza dei prodotti in essi contenuti; scritte, loghi o altre indicazioni dell’involucro esterno possono essere fuorvianti. Ovviamente questa operazione non può essere fatta in presenza del corriere in quanto richiede del tempo che il vettore non ha a disposizione. La ricezione “con riserva” ti tutela anche in questo e la prima cosa che devi fare è contattarci per segnalare la difformità dell’ordine. Sarà nostra premura verificare la contestazione ed inviarti subito il materiale corretto in modo da crearti il minor disagio possibile, per poi procedere con il ritiro del materiale difforme.

Attenzione!

fino a che non avrai verificato l’esattezza del materiale consegnato e la corrispondenza con l’ordine devi conservare gli involucri esterni, ovvero i cartoni sui quali abbiamo applicato l’etichetta per gestire la spedizione. Tale etichetta contiene numerose informazioni che possono essere necessarie per gestire determinate controversie.

DOVE AVVIENE LA CONSEGNA

È importante precisare che a livello nazionale, tutte le aziende di trasporti, per contratto definiscono l’espletamento della consegna presso il civico del destinatario, a piano terra. Ti sarà capitato che il corriere, per il recapito abbia effettuato la consegna al piano e non al civico: sicuramente si trattava di pacchi dal peso e dalle dimensioni modeste e di un vettore scrupoloso e disponibile, ma è doveroso sottolineare che la regola non è questa. Se dovessi aver necessità della consegna ad un piano elevato ricordati di selezionare il servizio di “CONSEGNA AL PIANO” o “SU APPUNTAMENTO”, magari in una fascia oraria in cui te o un tuo collaboratore può ricevere e gestire la spedizione.

Cos’è il Peso volumetrico?

Nulla di complicato ma per avere le idee chiare e capire cosa sia sono necessarie alcune premesse.

Ricordiamoci una cosa: che siano trasportatori su gomma, ferroviari, marittimi o aerei, i vettori trasportano le merci in appositi contenitori o spazi di stoccaggio (navi, container, furgoni, ecc.) e tali merci possono essere confezionate in buste, cartoni, pallet, ecc. e si chiamano “colli”. Teniamo a mente i concetti di spazio e di colli.

Quando si spediscono colli con i corrieri si sente spesso parlare di “peso tassabile”.

Iniziamo col dire che è un sistema di calcolo del peso adottato da praticamente tutti i corrieri e trasportatori del mondo. Si usa questa locuzione per indicare la tipologia di peso che verrà considerata per calcolare il costo della spedizione. Una volta esaurito tale spazio ovviamente il carico è completo e inizierà il suo viaggio verso l’indirizzo di destinazione. Questo significa che i costi di trasporto dei beni contenuti nel carico dovranno coprire i costi di viaggio, eventuali operazioni manuali (handling) e il profitto dell’azienda di trasporto.

Ma cosa significa tipologia di peso?

Se i trasportatori usassero solamente il peso reale come strumento per creare una tariffa di spedizione rischierebbero di andare incontro a delle remissioni finanziarie e a non poter fornire una tariffa sempre valida e competitiva. Facciamo un esempio. Un pallet di lastre di polistirolo pesa enormemente meno rispetto ad un pallet di mattonelle ma ha le stesse dimensioni. Dunque se si valutasse solo il peso reale la spedizione delle mattonelle costerebbe molto più della spedizione del polistirolo, con, da un lato, nell’esempio delle mattonelle, un’incidenza del costo della movimentazione sul prezzo del bene estremamente penalizzante.

Nel caso invece del polistirolo, che sviluppa un peso molto più ridotto a parità d’ingombro (1 pallet), l’incidenza sul prezzo del bene sarebbe quasi ininfluente. Ovviamente queste due fattispecie non costituiscono il problema, sono solo delle caratteristiche dei diversi prodotti.

Il problema risiede nella difficoltà con cui i trasportatori possano offrire un servizio sostenibile per tutti gli attori in campo: per i clienti che devono spedire merci pesanti e necessitano di tariffe adeguate per poter mantenere competitività col prezzo di vendita del bene, per gli altri clienti che spediscono materiali leggeri, dove l’incidenza non pregiudica l’appetibilità del prezzo di vendita e se la tariffa di trasporto fosse creata sul peso reale, a parità di spazio occupato, il trasportatore vedrebbe ridotti gli introiti drasticamente. Cosa che deve essere per forza equilibrata perché se il trasportatore riempisse il suo camion con il polistirolo o con le mattonelle, è pur vero che il consumo di carburante sarà inferiore nel caso del carico di polistirolo, ma nei trasporti commerciali la variazione di consumo del carburante a seconda del carico è una voce di costo che non giustifica e non può produrre tariffe così differenti per le due tipologie di beni. Allo stesso tempo per il vettore l’operazione di trasporto con un mezzo non può essere soggetta a variazioni di ricavo di così ampia portata nel caso di beni leggeri o pesanti.

Ricardiamo poi che un mezzo professionale per il trasporto di merci come un camion o una nave non raddoppia il consumo di carburante al raddoppiare del peso del carico ma lo vedrà incrementare mediamente dal 20 al 40%.

Per questi motivi e per tutelare gli attori in campo è stato istituito il PESO VOLUMETRICO come alternativa al peso reale.

Ecco perché abbiamo parlato ti tipologie di peso.

Il peso volumetrico è una misura che non considera il peso reale del bene bensì il suo volume moltiplicato per un coefficiente che restituisce il valore del peso volumetrico.

Il coefficiente è un valore variabile tra 167 (solitamente nel trasporto aereo) e 1000 (solitamente nel trasporto marittimo); i corrieri espressi su gomma solitamente adottano i coefficienti 200, 250 e 300.

Cosa indica questo coefficiente?

Prendiamo l’esempio dei corrieri espressi su gomma:

200 significa che 1 m³ = 200 kg
250 significa che 1 m³ = 250 kg
300 significa che 1 m³ = 300 kg

Questi coefficienti possono variare in base al tipo di offerta che la ditta di trasporti propone al suo cliente e costituiscono valore costante per tariffare le spedizioni. Più avanti vedremo che più è basso il coefficiente e minore sarà la tariffa.

Cerchiamo di capire con un esempio.

Ora proviamo a spedire 2 colli:

1
Un cartone dal peso reale di kg 3 con dimensioni di cm 20x20x20

2
Un cartone dal peso reale di kg 1 con dimensioni di cm 40x40x40

Supponiamo di aver sottoscritto un contratto con uno spedizioniere che ci offre il coefficiente 250 (1m³ = 250 kg)

Il nostro cartone ha un peso reale di 3 kg e per calcolare il peso volumetrico dovremo semplicemente andare a creare il rapporto tra il volume del nostro pacco ed il volume standardizzato dal coefficiente, dove il volume di 1m³ è uguale a 250 kg. Quindi dovendo ottenere un risultato in m³: (0.2m x 0.20m x 0.20m) x 250 = 2 kg (peso volume)
Il nostro cartone avrà un peso reale di 3 kg ed un peso volumetrico di 2 kg
Il cartone del secondo esempio ha un peso reale di 1 kg ed un peso volumetrico di 16 kg (0.4m x 0.4m x 0.4m) x 250 = kg 16

Nell’esempio 1 il nostro pacco verrà considerato di peso tassabile uguale a 3 kg, nell’esempio 2 la tariffa verrà calcolata sul peso di kg 16.

Ovviamente il contenuto del cartone dell’esempio 1 è un oggetto più piccolo di ciò che è contenuto nel cartone dell’esempio 2 e viceversa il contenuto del cartone dell’esempio 2 sarà un oggetto più leggero ma più voluminoso dell’oggetto del cartone nell’esempio 1.

Capiamo ora qualcosa in più sul coefficiente che il corriere applica. Nell’esempio dei corrieri espressi su gomma la variabilità del coefficiente tra 200 e 300 rappresenta semplicemente una variabile commerciale, che, nel caso in cui 1 m³ = 200 kg, si usa per creare tariffe competitive ai clienti che spediscono materiale il cui peso volumetrico è maggiore del peso reale (leggeri ed voluminosi); viceversa per colore che spediscono materiali dal peso reale maggiore del peso volumetrico (pesanti e poco voluminosi) un coefficiente di 300 non rappresenterebbe una penalizzazione della tariffa.

Questo è il peso volumetrico e abbiamo visto come si ricava. Il peso tassabile non è altro che il valore maggiore tra i due valori di peso reale e peso volumetrico.

Questo sistema è internazionalmente utilizzato e costituisce tutela per tutti gli attori in campo come precedentemente detto.

Chi deve spedire merci con P.V. > P.R. avrà maggior necessità di un coefficiente basso: abbiamo visto come un collo che pesa 1 kg per le sue dimensioni genera un P.V. di 14 kg utilizzando il coefficiente 250. L’importanza di avere un coefficiente più piccolo si traduce in un P.V. inferiore: infatti applicando 200 al calcolo si ottiene un P.V. di kg 12.8 anziché di 14.
Chi spedisce merci con P.R. > P.V. necessiterà solo di avere una tariffa competitiva perché il P.V. sarà sempre inferiore e non verrà preso in considerazione.
Il trasportatore potrà offrire delle tariffe che agevolano entrambe gli utenti e potrà uniformare i ricavi nei due casi di trasporto di colli leggeri ma ingombranti e di colli piccoli ma pesanti.

Per chiarimenti o info sulle spedizioni contattate il nostro supporto.

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Spedizioni e consegne